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Muy bien, entonces, espero que
les haya ido bien con esa primera parte si pudieron hacerla, y
si no, siempre están a tiempo, no hay problema, no se sientan
como que ya todo el tiempo perdido y nada sirve. Ahora lo que vamos
a hablar es de las herramientas adecuadas para darle movimiento
y mantener a flote la productividad en la vida, el sistema, vamos
a llamarlo el sistema. Necesitamos que el sistema se
mantenga funcionando, que esté bien engranado, que trabaje bien
y para eso se requieren herramientas adecuadas. Entonces, ya con los
fundamentos claros, vamos a pasar a una parte que puede ser más
divertida, puede ser más desafiante, puede ser más difícil, vamos
a ver en el camino, nos vamos a ir dando cuenta. Entonces,
nuestro tiempo hoy se va a ocupar en esto. en las herramientas
adecuadas. ¿Cómo elegir las herramientas? Para ser productivo requerimos
herramientas adecuadas. Uno tiene que escoger las mejores
herramientas que le ayuden a hacer mejor su trabajo, ¿cierto? Entonces,
sí es cierto que un médico puede usar un cuchillo de cocina para
abrir a cualquiera, pero lo adecuado y lo preferible es que utilice
un bisturí esterilizado, ¿verdad?, en un lugar adecuado para que
lleve a cabo su operación. Entonces, yo podría, como traductor,
por ejemplo, agarrar el libro, así, como el libro físico, y
agarrar un par de notas y empezar a escribir a mano, ¿verdad? toda
la traducción y claro, voy a durar 7 años traduciendo un libro a
ese ritmo, ¿verdad? a mano y leyendo pero si lo consigo
en digital y puedo trabajarlo directamente en la computadora
y tengo un sistema de traducción automática que luego nada más
tengo que pulir y limpiar eso hace que el trabajo sea mucho
más Eficiente, ¿verdad? Entonces, las herramientas adecuadas
para el trabajo adecuado. Y aquí no estamos hablando de
su trabajo específico, no estamos hablando de cuáles herramientas
usted necesita para cumplir su trabajo particular a nivel laboral,
no es eso, sino las herramientas necesarias para ser productivo,
no importa cuál sea su trabajo, no importa dónde usted se desempeñe,
no importa dónde usted se mueva. Entonces, ¿cuáles son las cuatro
o los cuatro tipos de herramientas que necesitamos? en el mundo
en el que vivimos actualmente. Usted necesita herramientas de
información donde usted pueda accesar o acceder a información,
donde usted pueda guardar información, donde pueda archivar información,
y hay versiones físicas de todo esto, tanto como versiones digitales,
y vamos a hablar de eso un poco. Obviamente las versiones digitales
requieren un poco más de entrenamiento, pero suelen ser, y de hecho lo
son, son, puedo decirlo así con propiedad, más efectivas, más
eficientes. Porque si usted, qué sé yo, leyó
un artículo de algo que le llamó la atención, que usted podría
usar en el futuro, y usted dice, bueno, lo voy a imprimir, lo
voy a guardar en el archivero, en la letra que corresponda,
¿verdad? volver a encontrar eso si su
archivero crece y usted tiene un montón de documentos impresos
y tiene un montón de información ahí guardada no va a ser muy
práctico ¿verdad? pero si usted trabaja, que se
yo, a nivel digital con documentos escaneados o con archivos que
encontró en internet los guarda en su computadora y puede utilizar
el sistema de Google Drive ¿verdad? como archivero o puede utilizar
otros sistemas de los que ahorita les voy a hablar, acceder a la
información mucho más rápido, ¿verdad? Pienso en algo muy práctico
para, por ejemplo, nosotros que somos empleados independientes,
tenemos que guardar las facturas electrónicas en alguna parte
para luego tributar, ¿verdad? Entonces, ¿cómo guardamos esas
facturas electrónicas? ¿Cuál es el lugar para guardarlas?
Un lugar donde estemos archivando. donde se archiven todas las facturas
electrónicas que eventualmente yo le voy a dar al contador posiblemente
le doy el acceso a esa carpeta y le digo tome estas son mis
facturas electrónicas organizadas por categoría por mes y el contador
lo tiene fácil ¿verdad? lo accesa ahí y hace el trámite
entonces eso es diferente a que yo le imprima al contador todas
las facturas electrónicas y le lleve un folio así y le diga
toma estas son mis facturas trabaje con eso ¿verdad? es muy diferente
entonces tenemos que entender que hay herramientas electrónicas
que van a ser definitivamente mucho más eficientes pero implican
en alguna medida que yo aprenda a usarlas entonces las primeras
herramientas de información ya les di algunas pistas de ¿Cómo
se ven esas? Herramientas de programación.
Esto suena complejo, pero a lo que me refiero es, usted tiene
su vida y necesita calendarizarla, necesita saber qué eventos hay
cuándo, ¿verdad? Entonces, eso es una herramienta
de programación. Versión física de, ¿podría tener
un planificador? ¿Podría tener un planificador?
donde cada año usted compra uno ¿verdad? y llena los eventos
en los espacios que corresponde lo puede hacer así, no hay ningún
problema pero existe el calendario de Google y puede usar el calendario
de Google es muy efectivo y algo que hace el calendario de Google
que no hace su planificador es tirarle recordatorios ¿verdad?
el calendario de Google usted le puede decir este evento necesito
que me recuerde dos días antes para yo prepararme entonces el
calendario le tira la alarma dos días antes y le dice dentro
de dos días tiene esto ¿verdad? Entonces usted se acomoda y se
organiza al respecto. Es muy diferente que cuando usted
abre el calendario y se da cuenta, ay, hoy tenía cita dentro de
30 minutos, ¿verdad? Y tengo que salir corriendo.
A todos nos ha pasado. Necesitamos entonces tener una
herramienta de programación. La tercera herramienta o herramientas
es herramientas de comunicación. entonces es en la que yo mantengo
conversaciones y obviamente la mejor herramienta de conversación
y de comunicación es el en vivo, yo aquí hablando con ustedes
pero esa no es la realidad en la que vivimos, vivimos en un
mundo donde nuestras bandejas de correo electrónico van como
por 2.000 o 5.000 correos sin leer o tenemos whatsapps y un
montón de chats y un montón de conversaciones activas que no
las estamos dando seguimiento, que no estamos viendo, que las
vemos y las dejamos en visto y entonces estamos siendo muy
ineficientes en las herramientas de comunicación, entonces vamos
a hablar de eso también. Y finalmente, la herramienta más importante,
que la voy a dejar de última aquí, pero es la primera de la
que vamos a hablar dentro de un momento, es la herramienta
de gestión de tareas. Usted necesita una herramienta
que le recuerde lo que tiene que hacer, lo que tiene que hacer. No eventos, para eso es el calendario,
sino lo que usted tiene que hacer. Entonces, Por ejemplo, en el
calendario, usted podría poner que el cierre del año fiscal
es en septiembre y usted tiene la fecha guardada, que hay cierre
del año fiscal y usted tiene que presentar sus facturas para
esa fecha, pero usted necesita una herramienta que le diga a
usted, tanto tiempo antes, empiece a organizar. Hágalo de las facturas,
hágalo de las facturas mes a mes, pásenlas mes a mes para que cuando
llegue esa fecha usted no se encuentre batallando con mil
archivos porque no lo planificó, no organizó sus tareas. Entonces,
las cuatro herramientas son información, calendarización o programación.
Comunicación y gestión de tareas. Estas son las cuatro herramientas
que vamos a ver ahorita. Entonces, herramientas de información,
en resumen. La herramienta de información
sirve para recopilar, archivar y acceder a información importante. Como ya les dije, físicas pueden
ser archivadores llenos de papeles, o digital, almacenamiento electrónico. Sin papeles, eso es amigable
con el medio ambiente, ¿verdad?, para las sensibilidades actuales.
Y además es muy efectivo, o sea, realmente es efectivo. Y no utiliza
espacio físico, porque si usted llena archivos y archiveros,
o sea, yo no me lo puedo imaginar, pero así era antes, ¿verdad?
Eran archiveros y archiveros y archiveros, y esa cuestión
se llenaba de papeles. No me puedo imaginar dónde podríamos
nosotros tener espacio para algo así. Pero en línea, la ventaja
es que nada de eso ocupa espacio físico. ¿Cómo? ¿De algo así? ¿Y por qué no las
escanean? Sí, va a requerir tiempo eso,
¿verdad? Pero bueno, sí, esas son cosas
con las que hay que lidiar. Nosotros, por lo menos, a nivel
personal, podemos elegir la efectividad, ¿verdad? Entonces, aléjense del
archivero a nivel personal, traten de no tener nada impreso, nada
en papel, y creen un sistema digital. Lo más fácil es Google
Drive. Eso me parece que es lo más fácil.
¿Qué es lo que hacen? Bueno, ahorita vamos a entrar
en los detalles, pero, bueno, Google Drive es una muy buena
herramienta. Yo utilizo otra que se llama Evernote, que es
una herramienta que lamentablemente no es tan gratuita, solo de paga,
vale como 8 dólares mensuales, pero es una maravilla, porque...
ahorita les voy a contar porque me estoy adelantando. Ahorita
es solo un vistazo, pero es una maravilla y ahorita les voy a
decir por qué. El punto es que tiene que ser un sistema en el
que usted pueda archivar, y no solamente archivar, sino recuperar
la información con facilidad. Que usted pueda decir, hace una
búsqueda y digo, esto era lo que necesitaba, esto era lo que
andaba buscando, ¿verdad? Y está ahí, a la mano, fácil.
En el caso de Evernote, funciona en su computadora, Mac o PC,
funciona en el celular, funciona en la tableta y se sincroniza.
Entonces yo puedo tener la información, de hecho la tengo aquí. Todas
mis facturas electrónicas, aquí están. Tengo acceso a esa información
si me la piden en cualquier momento. Ese tipo de sistema es lo que
necesitamos, que nos ayude a ser eficientes, ¿verdad? Entonces,
eso para la información. Herramientas de programación
o calendarios, calendarización. Esta es para organizar el tiempo
y avisarle, darle alertas de lo que viene. Esa es la función
de la herramienta de calendarización. Entonces, las físicas, como ya
les decía, calendario en la pared, un planificador, incluso la agenda,
esas son las versiones físicas, y todavía hay mucha gente que
usa versiones físicas. Y yo creo que no es tan complicado,
porque realmente para eventos, si lo estamos usando bien y es
solo para eventos, no es tan problemático si usted tiene la
costumbre de estarlo revisando para que nada le tome por sorpresa.
Pero la versión digital es mejor, de nuevo, porque le manda las
alertas a la pantalla. Usted ahí está pegado en el teléfono
viendo un TikTok y de repente le sale la notificación de que
tiene mañana cita médica o pasado mañana o su hijo tiene cita con
el dentista lo que sea le va a salir ahí entonces nada lo
va a tomar por sorpresa. Las herramientas de comunicación
sirven para comunicarse y también para archivar y acceder a comunicaciones
previas. Eso también es importante, ¿verdad? Entonces, a veces a uno se le
olvida, ¿qué fue lo que dijo fulano? ¿Iba a venir o no iba
a venir? Ah, entonces busca en el WhatsApp. Ah, bueno, dice
que sí iba a venir, ¿verdad? Entonces, listo. Entonces, ese
tipo de comunicación es clave. Lamentablemente, así lo digo,
lamentablemente estamos atorados con el correo electrónico. Es
parte de nuestra vida, es una realidad que ninguno de nosotros
eligió. Allí está, no podemos vivir sin él, no podemos vivir
con él. Es un desastre. El correo electrónico
es un desastre. Se lo voy a poner así. Si su
correo electrónico en este momento tiene más de... 50 correos sin leer... en el
inbox, ya usted lo está usando mal. ¿Ok? Más de 50, ya lo está
usando mal. Si tiene 100, si tiene... está
en los cienes, de 100 a 900, lo que espera, y si tiene más
de mil, ay papá, tiene que ponerse pilas con eso, hay que domar
esa bestia, ¿verdad? Entonces, vamos a trabajar con
eso, también vamos a hablar de cómo domar la bestia al correo
electrónico, y entonces usamos correo electrónico y se han sumado
las comunicaciones a través de WhatsApp. que tenemos que saber
administrarlas también, o sea, tenemos que saber usar WhatsApp
correctamente, o Telegram, o Telegram para los que tienen que usar
los dos. Entonces, son los medios, son medios muy efectivos de comunicación,
pero hay que saber usarlos. Y finalmente, la herramienta
de gestión de tareas, que es la que sirve para capturar y
organizar tareas pendientes. Esto tiene que ver con los verbos
de su vida, lo que usted tiene que hacer. La versión física,
usted puede hacerse un cuaderno y llenarlo de listas de checklists,
listas de cotejo, donde usted diga, esto tengo que hacer, y
le pone un check cuando ya lo hizo. Esa es la versión más simplificada,
pero tampoco es la más eficiente. Hay versiones digitales mucho
más eficientes, y ahorita vamos a hablar por qué. El autor menciona
Omnifocus, yo nunca he usado esa, que sirve para Mac. Todoist,
tampoco la he usado, no la conozco personalmente. Choir, es una
que es gratuita, está en línea y también se puede acceder por
el teléfono, se puede acceder en una tableta, donde usted quiera
lo puede acceder. Pero la que yo recomiendo, y vean, yo digo... Esto no es un mandamiento, ¿verdad?
Pero, si usted puede aprender a usar esa herramienta, no es
difícil, le va a facilitar la vida que no tiene idea. Se lo
digo por experiencia propia. Es una herramienta muy versátil,
que puede servir para muchas cosas. Yo no diría úsela en todo
su potencial, pero si la logra utilizar para gestionar sus tareas,
le va a ahorrar tiempo y le va a ahorrar desdichas y le va a
ahorrar decepciones y le va a ahorrar ser usted una decepción. Entonces
todo eso gracias a una herramienta de gestión de tareas. Y lo bueno
de ClickUp es que es, bueno es la mejor que conozco, pero es
gratuita hasta 5 espacios, no me refiero a 5 personas o 5 usuarios,
sino 5 espacios que por la providencia del señor, coinciden o pueden
coincidir con las 5 áreas de responsabilidad que usted puede
tener. ¿Verdad? Y si tiene 4, pues bien, le queda
un espacio, no hay problema. ¿Verdad? Pero eso es una maravilla. Entonces, clica, yo la he usado
por años y no he pagado ni un 5. ¿Por qué? Porque toda mi vida
está organizada en 5 espacios, entonces eso es todo lo que necesito.
Entonces, yo les voy a enseñar a utilizarla, me comprometo a
ayudarles por lo menos a montarlo primero en esa herramienta, es
de descarga gratuita, está en el teléfono, la pueden bajar
hoy mismo y hoy mismo quedamos por lo menos con un área de responsabilidad
montada para que ustedes empiecen a ver cómo funcionaría esta cuestión. Ahora, si usted dice, no quiero
tener nada que ver con el digital, no se preocupe, puede hacerlo
a punta de listas de cote, eso no es un problema, pero implica,
cuando no tenemos la ayuda digital, implica que usted tiene que estar
encima. de su lista, ¿verdad? Usted tiene que estar muy pendiente
de su lista. Cuando la lista es inteligente
y le recuerda a usted lo que tiene que hacer, es más fácil.
Pero cuando la lista es papel, el papel no es muy inteligente,
usted es el más inteligente de los dos. Y entonces le toca estarlo
revisando. Cuando usa una herramienta, ¿cómo
explica? Le cuento que es más inteligente la herramienta que
uno. En eso específicamente. ¿Verdad? Entonces, la... El lema,
el lema de todo este sistema, de las cuatro herramientas que
vamos a pensar un poco y a detonar un poco hoy, el lema es un lugar
para cada cosa y cada cosa en su lugar. Un lugar para cada
cosa y cada cosa en su lugar. Comunicación. Si usted tiene
la maña de guardar en su correo electrónico información porque
le llegó una publicidad que a usted le gustó y usted la guardó en
el correo electrónico, está usando mal el correo electrónico. Porque
el correo electrónico no es un archivero. El correo electrónico
es comunicación. Entonces, vamos a hablar de eso
ahorita, pero entonces la comunicación no es información, no son tareas
y no son eventos. En la información, no son tareas,
no es comunicación, y no son eventos. En la gestión de tareas,
no es información, no es comunicación, y no son eventos. En la programación,
no es información, no es comunicación, no son tareas. Cada cosa tiene
su lugar, y cada herramienta tiene su función. Entonces, esa
es una regla número uno por la que tenemos que luchar. Vamos
a hablar de la gestión de tareas entonces. Esta es la primera.
Gestión de tareas. Esta herramienta es la más importante
de todas. Almacena y organiza tareas y
acciones. Recuerden eso. O sea, gestión
de tareas es eso. Tareas, cosas que usted tiene
que hacer, acciones. Las demás van a suplementar esta. Las herramientas de información,
de comunicación, de calendario, todo va a ser como sirviente
de esta herramienta de gestión de tareas. Entonces, de nuevo,
yo uso y recomiendo ClickUp. Y en ClickUp usted tiene espacio
para 5 áreas. Yo tengo las 5 áreas de responsabilidad,
los 5 espacios gratuitos. Personal, familia, iglesia, reino,
trabajo. Entonces, imagínense que en esa
aplicación, usted puede ver en un costado sus cinco áreas de
responsabilidad. ¿Verdad? Así es como... bueno,
las vería de este lado usted. De cinco áreas de responsabilidad.
Y, entonces, dentro de cada área de responsabilidad, o dentro
de cada espacio, que es como lo llama Clickable, usted puede
crear una carpeta... que esa va a ser la función suya
en esa área de responsabilidad, y usted puede crear cuantas carpetas
quiera dentro de esa área de responsabilidad. Y dentro de
las carpetas, ahora sí, usted puede crear listas de tareas,
y esas listas de tareas son por proyecto, entonces cada lista
es como un proyecto. Algunos de esos proyectos ya
vamos a ver que se repiten constantemente, entonces uno los puede estar
renovando, y otros proyectos es algo que inicia y termina,
y ya ahí se completó y listo, ¿verdad? Entonces, cada lista
es un proyecto, y cada punto de la lista puede tener incluso
subtareas si usted quiere ponerle un mini checklist a esta tarea.
sé yo, que es una tarea que es compleja, que tiene muchas partes,
entonces usted puede hacer un checklist de cada parte de esa
tarea, no puede hacer así, entonces dentro de cada subtarea puede
hacer esos checklists, entonces va a tener como el área de responsabilidad,
la carpeta con su función particular, el proyecto dentro de esa función,
ahorita les voy a dar un ejemplo en vivo y a todo color de de
mi caso. Y dentro de ese proyecto, las
tareas específicas que usted tiene que completar. Y dentro
de cada tarea, si es una tarea compleja, puede crear subtareas
y hasta otra lista de cotejo dentro de esa tarea. Puede ser
muy complejo, ¿verdad? Pero lo puede mantener sencillo,
eso depende del uso que usted le dé. El puto es una herramienta
bastante compleja si la quiere usar en todas sus capacidades.
Muy bien, les voy a dar mi ejemplo. en mi área de iglesia, ese es
el espacio que vamos a mencionar ahorita. Entonces recuerden,
hay cinco espacios, vamos a ver nada más mi área de iglesia.
En el área de iglesia, ustedes pueden ver que tengo Uno, dos,
tres carpetas. ¿Verdad? Ahí las pueden ver.
Están con los números normales. Uno, dos y tres. La primera carpeta
es consistorio. La segunda carpeta es solagratia. Y la tercer carpeta es educación
teológica. ¿Si me siguen? ¿Lo están viendo?
¿Cómo están? ¿Están perdidos o están conmigo? ¿Sí? Ok, entonces, en el área
de consistorio, por ejemplo, yo tendría las tareas asignadas
durante una de las reuniones de consistorio. Si me asignaron
tareas, las pongo ahí. Cuando yo era secretario del
consistorio, entonces tenía muchas más tareas en esa parte, porque
yo tenía que tomar las actas, crear los puntos de acción, enviar
los puntos de acción a las personas que les tocaba hacer X o Y cosa,
y luego dar seguimiento a esos puntos de acción, pero por la
gracia del señor ya no soy el secretario, entonces no me toca
hacer nada de eso, yo solamente recibo instrucciones cuando hay.
Entonces si algo me toca a mí, lo anoto ahí en la lista de consistorio
de las consejas que tengo. Así de sencillo. Y... La que
quiero que observen con detenimiento, porque tal vez sea un poco más
fácil de entender, porque es algo que ustedes ven, domingo
a domingo, es el área de sola gratia. En el área de sola gratia,
esa sería la carpeta dentro del área de responsabilidad iglesia,
entonces ahí está, sola gratia. En sola gratia tengo, dar seguimiento
a miembros. Ustedes han sido testigos de
eso, en alguna medida, pues los que son miembros, ¿verdad? Organizar
reunión de barrones. Si algo me toca a mí, entonces
entra ahí en esa parte, qué sé yo, que si enviar los recordatorios,
que mantenga esa comunicación, lo que sea. Entonces, en la organización
del orden de órganos. Pero la que me interesa que vean,
no les mostré todas las tareas de esas dos, pero sí les estoy
mostrando las tareas dentro de preparación del fin de semana.
Esa es una de las carpetas que tengo. Preparación para el fin
de semana. Una función. Perdón, no una carpeta, sino
un proyecto dentro de la carpeta sola gratis. Entonces, ¿qué es
lo que dice esta lista? Esta lista, primero
tiene una fecha asignada. La fecha que yo le asigno es
de miércoles a viernes. Esos son los tres días que yo
dedico a eso. No quiere decir que duro tres
días, sino que puede que lo haga todo el miércoles, puede que
haga una función el miércoles, o la mayoría el miércoles y que
algo me quedara pendiente para el jueves o puede ser que no
empiece el miércoles sino que por alguna circunstancia de la
vida empecé el jueves o empecé el viernes entonces por eso tengo
esos tres días de margen de miércoles a viernes entonces todas las
semanas de miércoles a viernes aparece en mi lista de tareas
preparar el fin de semana preparar lo del fin de semana ¿Qué es
eso? ¿Cuáles son las funciones que
me salen ahí? Bueno, uno, enviar mensajes generales a miembros.
¿Cuáles son los mensajes generales? Hermanos, recuerden que este
domingo tenemos culto. Recuerden que este domingo vamos
a seguir con este tema. Recuerden que para este domingo
tenemos reunión. Recuerden que este domingo vamos por la lección
tal en la Escuela Dominical. Lo que sea que yo siento que
haya que recordarles. O, especialmente, cuando hay
Santa Cena, hermanos, recuerden que para este domingo tenemos
Santa Cena para que se prepare. Entonces, esa es esa función,
envío esos mensajes y ya puedo marcar como completada esta tarea,
enviar mensajes generales a mi hombro. La siguiente tarea es
preparar el sermón. ¿Qué tiene que ver con decidir
cuál va a ser el pasaje? Estamos estudiando romanos, entonces
no tengo que pensar demasiado más allá de cuál es el pasaje
que sigue, es dónde voy a parar, ¿verdad? Voy a seguir de donde
quedé el domingo pasado, pero hasta dónde voy a llegar. Entonces,
decidir cuál va a ser el pasaje que vamos a cubrir. crear el
bosquejo del pasaje, que es del sermón, que eso suena muy sencillo,
pero ahí hay un montón de subtareas que no quise meter, ¿verdad?
Pero tiene que ver con leer el pasaje, leer comentarios, orar,
estudiar, ¿verdad? Hay varias funciones dentro de
ese crear el bosquejo, y luego elegir el título del sermón,
porque aunque ustedes no lo crean, el título del sermón no siempre
es lo primero que a uno se le ocurre, casi siempre es al final,
cuando ya tiene el sermón listo, este va a ser el título, ¿verdad?
Entonces ya le ponen el título al sermón. Después viene preparar
el orden de culto, que tiene que ver con el servicio propiamente,
el programa de culto. Entonces, ¿qué es lo que hago?
Crear el documento del orden de culto, que es para mí, y es
lo que yo veo aquí en el púlpito, y crear o diagramar el programa
que se imprime. Entonces, diagramar ese programa,
montarlo, y después imprimir el programa, porque nada sirve
que lo diagramen, si no lo imprimen. Entonces, tengo que ponerme ese
recordatorio, no solamente crearlo, sino también imprimirlo. Luego,
preparar disipulados. Ahí es, estudiar la próxima lección
para el sábado, si hay disipulado el sábado. O estudiar la próxima
lección de membresía, si hay disipulado de membresía el domingo.
Enviar recordatorio al grupo, de nuevo. ¿Verdad? Recuerden
que este sábado tenemos disipulado a tal hora, estamos en tal lección. O, si es para los de membresía,
igual enviarles el recordatorio de la membresía. Hermanos, para
este domingo tenemos membresía y la lección que toca es esta.
¿Verdad? Y listo. Entonces, puedo marcar,
completadas las tareas, y la última parte es compartir el
sermón anterior, que las funciones son, editar el sermón, el audio
del sermón, editarlo rápidamente, subirlo a Sermón Audio, y este,
recuperar el vínculo para compartir el sermón en el grupo de la iglesia,
mandarlo a la iglesia y decirle, hermano, ¿estás del sermón del
domingo pasado? A veces lo hago dos semanas después, pero a veces
semana a semana y compartimos también en el facebook de la
iglesia porque el facebook de la iglesia transmite mañana lo
que hicimos el domingo pasado entonces mañana va a salir el
culto del domingo pasado y el sermón del domingo pasado para
los que lo quieran escuchar entonces eso es eso es sólo un ejemplo
un vistazo muy en Zoom, ¿verdad? De esa área. Así están las diferentes
áreas de responsabilidad, diferentes funciones y diferentes tareas
dentro del gestor del tareazo. Otras tareas que tengo ahí, la
educación teológica, por ejemplo, todo lo relacionado con el seminario.
Ustedes saben que doy clases en el seminario de la iglesia,
o sea, es el seminario de la denominación. Entonces, por eso
está dentro de la iglesia y no en Reino, porque en Reino me
ha tocado dar clases en otros seminarios o en otras instituciones,
eso va en Reino, pero dentro de la iglesia, es el seminario
de la iglesia, entonces lo pongo ahí, verdad, es como parte de
mis funciones dentro de la iglesia. En ClickUp hay una bandeja de
entrada, que no le puse el nombre, se llama... Personal, así se
llama, y es una lista privada. Entonces usted puede, qué sé
yo, usted dijo hoy, ay, yo tengo que hacer esto. Pero no tiene
ni idea de cuándo, ni no está pensando como en qué área de
responsabilidad lo tengo que meter, ¿no? Entonces usted nada
más crea la tarea y la guarda en Personal. Y después, como
parte de su mantenimiento del sistema, usted puede ir a esa
lista Personal, y acomodar las tareas, ¿verdad? Que usted ha
ido sumando para que no queden ahí sueltas, entonces usted dice,
ah, ya estaba aquí, estaba aquí, estaba aquí, la necesito para
tal fecha, para tal fecha, para tal fecha y listo, ¿verdad? Pero
sí tiene que haber una... darle mantenimiento constante
al sistema, eso es algo importante, usted no puede simplemente crear
las tareas y dejarlas ahí e ignorar el gestor, entonces no está cumpliendo
su función, ¿verdad? Tiene que alimentarlo y tiene
que... revisarlo, entonces esas tareas yo las reviso todos los
días, honestamente no son muchas y a veces no tengo nada porque
no he agregado nada nuevo pero si hay algo nuevo ahí es donde
lo voy a poner y todos los días reviso o si yo sé que hay algo
nuevo no lo voy a revisar si sé que no hay nada pero si yo
sé que hay algo nuevo lo reviso para asegurarme de acomodarlo
donde va. Cada carpeta, entonces, es un rol o función. Cada lista,
dentro del rol, es un proyecto que requiere múltiples acciones.
Y algunos proyectos son permanentes, como preparar el domingo. Preparar
el domingo se repite todas las semanas. Entonces, yo lo tengo
programado de tal manera que cada miércoles se renueva esa
tarea automáticamente. Yo no tengo que crearla, no tengo
que volverla a hacer. Se vuelve a crear con todas las
subtareas, tal y como apareció el miércoles anterior, así aparece
el miércoles siguiente, y listo. Se dan cuenta de la facilidad,
¿verdad? Que no tengo que estar pensando,
no tengo que estar volviendo a crear. Y algunos proyectos
son proyectos que se completan. Si usted está planeando un viaje
familiar y estas son las tareas para el viaje familiar, lo que
a usted le toca hacer, ya completaron, fueron al viaje, disfrutaron,
tomaron las fotos, listo. Ya, es un proyecto que se archiva
y no lo vuelve a ver, ¿verdad? Porque ya lo completó. Entonces,
cada tarea en el ClickUp usted le puede poner una fecha de entrega
para que usted sepa para cuándo lo tiene que hacer. Y si son
tareas que usted simplemente tiene que hacer, pero no hay
una fecha límite, también puede dejarlas sin fecha. No necesita
tener una fecha. Pero lo ideal es que tengan fecha,
porque las que no tienen fecha es posible que usted no las vuelva
a observar, ¿verdad? A menos que esté muy pendiente.
Entonces, idealmente, aunque sea una fecha arbitraria, que
usted dice, yo quiero tener esto listo para tal fecha. Entonces
usted le pone esa fecha. y puede repetir las tareas con
la frecuencia que usted quiera y esa frecuencia de verdad es
la frecuencia que usted quiera usted puede decirle repita esta
tarea todos los meses el primer miércoles de cada mes y le va
a dar la tarea el primer miércoles de cada mes O puede decirle,
en la fecha, el primero del mes, el día uno, ¿verdad?, del mes.
Entonces, no importa qué día cayó, el primero de ese mes le
va a salir la tarea. Entonces, es muy versátil. La
quiere hacer, qué sé yo, es una tarea que usted hace lunes, martes,
jueves y viernes. Entonces, usted la puede poner
a repetirse, semanalmente, los lunes, martes, jueves y viernes.
y listo, y le queda así, entonces es realmente útil en ese sentido,
¿ok? Entonces, punto de acción, aquí
viene la primera parte práctica del taller. Ah bueno, algo importante,
todas las tareas son verbos, idealmente acostúmbrense a escribir
en verbos. Hacer tal cosa, escribir tal
cosa, decidir tal cosa, planear. Buscar, investigar, lo que sea,
siempre acciones, porque esa es la idea del gestor de tareas,
son tareas, son acciones. Entonces, van a ir a la tienda
de Google, en sus teléfonos, o de Apple, donde sea que se
muevan, y van a buscar la aplicación, clica. Vamos a crear... uno de los espacios con alguna
de las funciones, nada más como para empezar a travesear. Entonces,
vayan a su... ¿cómo se dice? a su tienda de
aplicaciones y busquen ClickUp, ya les voy a decir cómo se escribe.
Vamos a continuar, entonces... Vamos a continuar. Estamos en
el punto 5 de... debajo de... del área de la gestión
de tareas, ¿verdad? Punto 5 debajo de gestión de
tareas. El punto 5 dice, Corán Deo, revisión diaria. Esta parte es importantísima
para la gestión de tareas. Si ustedes no hacen esto, de
nada les sirve crear las tareas y tener ahí las funciones y nada.
Porque si notaron, no es un tema de recordatorios. Este no es
un tema de recordatorios. No es un tema de recordatorios,
porque los días cambian. Y la idea es que usted diga,
bueno, hoy voy a completar estas tareas. O que el sistema le diga,
estas son las tareas de hoy. Pero no tiene que ponerle hora
y decir, a esta hora voy a hacer esta tarea, porque a veces no
lo puede hacer esa hora. ¿Verdad? Entonces, el tema de
horas no va a ser lo más importante. Lo más importante es tener las
tareas claras del día. ¿Y cómo logramos eso? A través
de la revisión diaria. La parte de la revisión diaria
es... Ustedes se sientan con la aplicación.
Entonces, punto 5, revisión diaria. Ahora sí están, corandeo, revisión
diaria. Entonces, ¿cuál es el punto?
Todos los días ustedes revisan esta aplicación o revisan su
gestor de tareas, su cuaderno de tareas, lo revisan a diario
para saber cuáles son las tareas del día. Entonces, los que no
usan una aplicación, los que prefieren usarlo a mano, marce. Por ejemplo, la idea es que usted
donde tenga las tareas anotadas lo revise a diario, para que
las tareas las tenga claras. No tiene que ponerles hora, porque
tal vez usted hoy hizo algo a las 8 de la mañana, que mañana lo
va a hacer a las 10, o... no tuvo chance de hacerlo. No
se enfoque tanto en las horas como en cronometrar el día. No
es esa la idea, sino las tareas del día. Yo tengo que cumplir
esto. Estas son las tareas del día.
¿Qué es lo que se iba a tomar en cuenta? Lo que hablamos la
semana pasada. ¿Cuáles son sus horas más productivas?
cuando tiene usted más energía, cuando está más alerta mentalmente,
pone ahí las tareas más complejas y las más difíciles, las tareas
de creatividad, cuando son tareas de administración, cosas que
usted tiene que hacer todos los días y nada más como pasarlas
y ya sin darles mucha mente, esas las pone en los momentos
bajos de energía, ¿ok? Pero eso depende de usted y de
su vida y de cómo usted se organice. El punto es que, a diario, vea
cuáles son las tareas y vea dónde las va a encajar alrededor de
otros compromisos. Entonces, tiene que tener su
calendario claro. No solamente cuáles son las tareas
del día, sino que no se le ocurra planear hacer esta tarea a la
hora de la cita médica o a la hora que tiene que ir a tal lugar. Entonces, el calendario tiene
que estar claro, ¿verdad? para saber dónde voy a organizar
las tareas del día, en qué momento. Entonces, son revisiones cortas,
esto no debería tomarle... Más de 5, 10 minutos mucho. ¿Verdad? Nada más revisar cuáles
son las tareas de hoy y listo. Y lo único que usted está pensando
en esta revisión diaria es en el día de hoy. Nada más. Piense en las próximas 10, 12
horas lo que va a hacer este día mientras esté despierto.
Entonces, nada más eso. Esas tareas, esa tarea de revisión,
esa tarea de revisión diaria, debería estar dentro de sus tareas
personales. Entonces, en sus tareas personales,
usted puede crear la lista de revisión diaria. ¿Y qué es lo
que va a incluir en esta revisión diaria? Bueno, obviamente, empieza
el día orando. Entonces ponga, orar, orar, entregar
el día al Señor y pedirle ayuda para glorificarlo en lo que tengo
que hacer. pedirle sabiduría para saber qué hacer, cuándo
hacerlo, cuál es el mejor momento, y gracia para hacerlo bien. Entonces,
empieza el día en oración. Y allá hay una cita de Arsis,
una cita de Arsis Brown, que dice, vivir Corandeo es vivir
toda la vida en la presencia de Dios, bajo la autoridad de
Dios, para la gloria de Dios. Eso es lo que estamos buscando
hacer. Entonces, Ponerme al día es lo siguiente, o sea, reviso
el calendario y reviso que las alertas estén bien, para que
me avise a tiempo. Si necesito 30 minutos, necesito
40 minutos, necesito una hora para prepararme, asegurarme de
que esas alertas están correctas. Y ver los compromisos del día,
para estar seguro de que no voy a faltar a ninguno, de que estoy
pendiente, al tanto de todo, y asegurarme entonces de que
todo eso esté bien. Luego, otra parte. dar un vistazo
a las tareas de los próximos 7 días sólo como para tenerlas
ahí que no se olviden, ¿verdad? No es pensando en cuándo las
voy a hacer ni programándolas, no. Es nada más como ver, ah
bueno, mira, tengo esto, tengo que hacer esto, nada más como...
Porque a veces el problema es que uno anota una tarea y no
la vuelve a ver hasta que ya se acerca el momento de hacerla
y como que lo toma uno por sorpresa, ¿verdad? Entonces, ¿qué es mejor?
Todos los días usted por lo menos vea unos 5, 7 días hacia adelante
para anticiparse, nada más, no para planear ni nada, sino para
que esté ahí fresco en su cabeza y cuando llegue el momento no
lo tomen por sorpresa, sólo para tener una idea de lo que tienen
que hacer. Y luego empiece organizando las tareas del día, qué voy a
hacer hoy, si no, si hay tareas que son semanales, Y usted dice,
bueno, hoy tengo tiempo de hacer esto, entonces le doy, ok, esta
la voy a hacer hoy. Entonces le pongo la fecha de
hoy, ¿verdad? Si no la tenía programada, le
pongo la fecha de hoy. O la corro, si la tenía para
el viernes, si digo, ah, no, mira, esto tengo tiempo hoy,
me cambiaron esta situación, entonces corro la tarea y la
puedo hacer antes. Esas son opciones, ¿verdad?,
que podemos... que podemos aplicar. ¿Qué voy a hacer primero? Dependiendo
de los picos de energía, usted decide cuáles son las tareas
que debe hacer primero, cuáles debe hacer de últimas, a cuáles
le tiene que dar prioridad. ¿Cuál tarea no importa si no
la hizo al final del día? Deje esa de última. Deje esa
de última y usted dice, esta no la puede completar. No hay
ningún problema que no quede una tarea importante para el
final del día y no la pudo hacer. Haga primero lo que tiene prioridad.
Y si tiene la bandeja de entrada que se llama lista personal,
que lamentablemente se llama igual que el espacio personal,
pero la lista privada personal de clica, si usted la tiene ahí
con algunas tareas asegúrese de acomodar esas tareas y de
vaciarla, que quede en cero. De nuevo, esta revisión no toma
mucho tiempo, 5 a 10 minutos, no es muy extensa. Y luego sigue,
lo más importante de la gestión de tareas, hacer las tareas. ¿Verdad? Entonces, después de
que usted ha organizado su día, póngase a trabajar. Y vean, es
bien satisfactorio, ya sea que usted tenga una lista en un cuaderno
o que la tenga en el ClickUp, es súper satisfactorio, tacharlo. marcar y decir, esto ya lo hice,
esto ya lo hice, esto ya lo hice, esto ya lo hice, es bien satisfactorio. Entonces, disfruten esa satisfacción
de estar encima de sus tareas, dominarlas y tachar lo que tenían
que hacer. ¿Hay una inversión inicial? Claro
que sí, porque tienen que aprender a usar su sistema. Si quieren
usar el ClickUp tienen que aprender a usarlo, si van a usar cuadernos
tienen que crear el sistema eficiente, el sistema que a ustedes les
sirva, un sistema con colores, lapiceros de colores, marcadores,
o sea, lo que a ustedes les sirva pero tienen que crear un sistema
eficiente y eso toma tiempo, hay que invertirle tiempo al
principio y tal vez, de nuevo les digo, puede ser un poco abrumador
en un principio. Pero una vez que está configurado
y lo han echado a andar, ¿eso les va a ayudar en su vida? Demasiado. Demasiado. Muy bien. Eso en cuanto
a la gestión de tareas. Esta es la más complicada. Ahora
vienen las otras herramientas que son sirvientes del gestor
de tareas. La primera es la de información.
De nuevo, yo creo que podemos usar Google Drive y simplemente
crear carpetas con los cuatro o cinco espacios de responsabilidad
o áreas de responsabilidad y organizar dentro de esas carpetas. Trata
de mantener los mismos títulos para que sea fácil. Si usted
puso devocional, personal o hacer devocional, ¿verdad? en sus tareas,
cree una carpeta que diga devocional, donde usted puede meter, ay,
en algún momento me gustaría hacer este libro en el tiempo
devocional. Tengo este, ¿verdad? Entonces,
lo puede meter ahí si es un libro digital o puede escribir en un
documento y decir, para que me recuerde que tengo este libro
en la biblioteca, que no se me olvide que ese libro existe y
que lo puedo utilizar para mi tiempo devocional, ¿verdad? Entonces,
mantenga cierta similitud no va a ser 100% igual pero cierta
similitud organizativa entre sus tareas y su archivero, para
que no sea difícil luego encontrar lo que necesitan encontrar. Dentro
de cada carpeta pueden crear sus carpetas por proyecto, la
misma idea del ClickUp, ¿verdad? Van creando carpetas dentro de
carpetas y van organizando sus archivos de esa manera y mantenerlo
lo más similar al ClickUp o a su gestor de tareas. Y, por ejemplo,
yo tengo la de finanzas, entonces todos los estados de cuenta de
la tarjeta de crédito, de tarjetas de débito, de cuentas bancarias,
van para esa carpeta de finanzas, ¿verdad? Y facturas electrónicas,
como ya les dije, van para esa carpeta de finanzas organizados
por, por ejemplo, cuando uno tiene que reportar, tengo que
reportar qué gastos hice para mi vehículo. Entonces, tengo
una carpeta que se llama vehículo donde están todas las facturas
electrónicas relacionadas con el vehículo. ¿Me explico? Entonces,
todo bien organizado. De esa manera, cuando llegan
las tareas, saben dónde encontrar la información que necesitan
para esas tareas. Importante, solo información. Un lugar para cada cosa y cada
cosa en su lugar. El drive no es para tareas. El drive no es para guardar información
de comunicación, de correos, de mensajes que intercambiamos.
No es ese lugar para eso. Es el lugar de información. Cosas que ustedes necesitan conocer,
saber o ver. Datos importantes, artículos
de web. Cualquier cosa. Usted puede convertir
una página web de algo que a usted le llamó la atención, que le
gustaría implementar, que le gustaría hacer. Lo convierte en un PDF
y lo guarda en sus carpetas. No se llene de favoritos en su
buscador. No se llene de favoritos. Organícelo
así. a través de las carpetas, a través de el Drive, o en el
caso mío, yo utilizo Evernote, verdad que ahorita les voy a
decir por qué. Actas de reuniones de la junta de alguna organización
en la que pertenece, van para el Drive. O sea, todo lo que
son archivos, actas de reuniones, todo eso va ahí. Entonces, sea
estratégico con los nombres, que le pone a los archivos y
a las carpetas para que pueda encontrar fácilmente lo que necesita.
Entonces, sea muy estratégico. La ventaja con Google Drive es
que no solamente busca los archivos por nombre, sino que busca el
contenido de los archivos. Entonces, si ustedes ponen ciertas
palabras clave al principio del documento, les va a ayudar a
encontrar los documentos con facilidad. Entonces, esa es la
opción de Google Drive. Ahora, ¿por qué yo utilizo Evernote? Lamentablemente, como les digo,
no hay una versión gratuita, o la versión gratuita es muy
limitada, permite muy pocas notas. Pero, el fuerte para mí son las
finanzas, eso es lo que yo más meto en el Evernote. Eso es lo que constantemente
estoy haciendo. Entonces, cuando a mí me entra un correo electrónico,
yo tengo una cuenta de correo electrónico en el Evernote. que
cuando, por ejemplo, me entra una factura electrónica, yo la
revivo a esa cuenta y aparece en un cuaderno en Evernote. Entonces,
aparece el correo. Ya no lo estoy guardando en el
correo electrónico. ¿Por qué? Cada cosa en su lugar. ¿El correo
electrónico para qué es? Para comunicación. Muchas veces
lo usamos para archivar, ¿verdad? Entonces, hay gente que tiene
ahí todos los estados de cuenta archivados ¿dónde? En el correo
electrónico. Para eso no es el correo electrónico.
Descarguen los estados de cuenta, guárdelos en un documento, o
guárdelos en una carpeta, o guárdelos en Evernote. En Evernote puede
hacer eso. Y la ventaja también es que,
si hay algo que yo necesito para completar una tarea, puedo vincular
esa nota de Evernote al ClickUp. Entonces, en el ClickUp aparece,
como un attachment, el documento que necesito para completar esa
tarea. Entonces, eso es porque... El
tipo de trabajo que llevo es bastante complejo y requiere
a veces esa comunicación, ¿verdad? Pero tal vez no es tan complejo
en el caso suyo. ¿Por qué me gusta Evernote? Les
digo. Me puedo enviar, reenviar correos
para que aparezcan en el Evernote como notas. Puedo escanear recibos
o documentos desde el celular y guardarlos como notas en Evernote. Puedo usar el micrófono del teléfono
o de la computadora para hacerme una nota de voz y guardarla en
Evernote. Puedo usar una aplicación del
internet para guardar páginas directamente y las copio y las
guardo en Evernote. Puedo añadir documentos de PDF,
puedo añadir documentos de Word, puedo añadir documentos de Excel. Y no solo eso, sino que es realmente
funcional porque tiene un sistema de etiquetas que es de lo mejor
que he visto. O sea, si yo pongo facturas electrónicas,
de agosto del 2024 en el buscador, habiendo aplicado las etiquetas
correctas, me salen todas las facturas que necesito de este
mes, y entonces, pa, se les pasa al comprador y listo. Así de
fácil. Entonces, si quieren hacer esa
inversión, les va a ser muy útil. Yo, especialmente en el área
de finanzas, es que lo uso, pero es muy, muy, muy, muy útil para
mantener registro de todo. ¿Qué es esto? Las órdenes patronales,
¿verdad? Que le mandan a uno por correo
electrónico. Va para el Evernote y lo tengo todo guardado. Y si
lo necesito enseñárselo a alguien, está en celular. Listo. Para,
por ejemplo, un viaje de trabajo que le mandan a uno los itinerarios
de vuelo y le mandan la información del hotel. Va para el Evernote
y cuando me piden la dirección donde voy a estar, lo tengo en
el celular. Y listo. ¿Verdad? Entonces, tiene muchas
funcionalidades inmediatas, ¿verdad? ¿Cuál es la idea? La idea es
guardar cualquier información que pueda querer conservar. No
se quede en la bandeja del correo, no se quede en la carpeta de
descargas de la computadora, para eso no es la carpeta de
descargas de la computadora, eso se puede convertir en una
malegama de todo tipo de archivos, ordénelo, que descarga la carpeta
de descargas, ordénelo en su sistema de archivos. Y... Y lo otro es que cada semana,
de nuevo, cuando yo envío esos correos al Evernote, entran a
una carpeta específica que se llama Inbox. Entonces, cada semana
reviso ese Inbox, y acomodo los documentos donde van, y etiqueto
los documentos como usted va a que etiquete. El punto es crear
un sistema donde usted organice toda su información. Después,
están las herramientas de programación o herramientas de calendarización.
¿Qué va en el calendario? Cada cosa en su lugar y un lugar
para cada cosa. ¿Qué va en el calendario? No va información. No sé cómo podría guardar una
información. No creo que nadie lo haga, pero no va información.
Lo que sí es muy común es poner tareas. A veces ponemos tareas
en el calendario. El calendario no es para tareas.
El calendario es para eventos, sucesos, reuniones. Si algo va
a ocurrir en algún lugar, alguna hora específica, eso va en el
calendario, ¿ok? Entonces, el calendario es para
eventos. Grábense eso, porque yo sé cómo
lo usamos de remate, el calendario. Lo llenamos de tareas. No es
para tareas. Eventos. Si en ese evento o para
ese evento a usted le toca hacer algo, crea la tarea en el ClickUp
o en su gestor de tareas, pero no en el calendario. El calendario
es sólo para eventos. No lo puedo enfatizar suficiente.
Entonces, vamos a hacer un breve ejercicio. La pregunta es, ¿va
o no va en el calendario? Ejemplo número 1, cita médica
el lunes a las 9 de la mañana. ¿Qué dice? ¿Va o no va en el
calendario? Sí, cita médica el lunes a las
9 de la mañana va en el calendario. ¿Comprar medias nuevas para Mateo? No, ¿por qué no? No es un evento, es una tarea,
es una acción, exacto, hay un verbo ahí, entonces no va en
el calendario. Abrir una cuenta de ahorros nueva
para Idelete. Tampoco, eso va en el ClickUp,
no en el calendario. Reunión de ancianos por Zoom
a las 7 de la noche. Es un evento, aunque estoy en
mi casa y lo voy a hacer por la computadora, es un evento,
no es una tarea. Pasar la lista de cantos a los
músicos el miércoles. No, es... aunque tiene un día,
¿verdad? tengo que pasarle el miércoles,
no va en el calendario, va en el ClickUp, porque es una acción
que tiene una fecha de entrega, entonces le pongo fecha de entrega
para el miércoles, pero no debe ir en el calendario. El disipulado
de sola gratia. ¿Cómo? En el calendario, ¿verdad? Correcto, en el calendario. Y
entonces debería ponerlo sábados cada 15, cuando corresponden,
según las fechas que nos da el pastor en el programa que todos
observamos con mucha atención para grabarnos todas las fechas,
en ese momento, o cuando llego a la casa el domingo idealmente,
en el momento del calendario, ¿verdad? Ok, el próximo domingo
hay culto en la noche, ah, lo pongo en el calendario. Entonces,
esas cosas van ahí. En mi caso, disipulados o la
gratia aparece en el calendario, pero también aparece en mi lista
de tareas. Porque significa que yo tengo que yo, aunque es un
evento, también tengo funciones que debo completar para ese evento. Entonces, va a aparecer también.
Y para ustedes también debería aparecer en el ClickUp. ¿Qué
debería hacer? la lección del discípulo, ¿cierto? Entonces, hacer la lección, ver
el video, completar la guía, crea esas funciones para ese
evento, ¿ok? Entonces, lo más importante de
los calendarios digitales, la función que tienen, que no tienen
los planificadores son los recordatorios, insisto, es importante. Si usted
no va a usar una versión digital, Entonces, asegúrese de estar
revisando el calendario con antelación. Hágasela la práctica constante
de ver su calendario 7 días hacia adelante, para que nada lo tome
por sorpresa. Y por lo menos una vez a la semana,
vea el mes completo. para que sepan que bien, ¿verdad?
y que nada lo tomen por sorpresa. Si usted está utilizando el calendario
de Google, no ignore los recordatorios que para algo los puso ahí, ¿verdad? Si les salió en el celular, a
veces aparece, ¡pa! de una vez le da uno a la X porque
pensó que era una alarma y listo, no se acordó, no le puso atención,
no leyó lo que decía. No haga eso. Acostúmbrese. Si
usted... De nuevo, si usted está creando el sistema y usted lo
está alimentando, usted puede confiar en el sistema. Y cuando
le sale la alarma, usted debe saber, ah, si yo puse eso es
por algo. ¿Verdad? Entonces voy a leerlo,
voy a prestarle atención a este recordatorio, porque si lo puse
ahí es por algo. Ok. Entonces tenga eso presente.
Ahí suena un recordatorio, ¿ven? Algo sonó ahí. ¿Ven? Eso es importante. Muy bien. El calendario entonces,
con sus eventos, los días bien organizados, para que nada lo
tome por sorpresa. Ahora, obviamente hay cosas inesperadas,
cosas que uno no pone en el calendario porque no planifica. una consejería
que de repente salió y tiene que salir, y le tocó, ¿verdad?,
como pastor le tocó ir a hacer consejería. Llegó un familiar
de visita y no estaba planeado, apareció de repente, ah, voy
a irla, ya, listo, le cambió el calendario, se lo cambió,
¿verdad? Le ha pasado aquí a más de uno,
tenemos historias recientes de eso. Una llamada urgente, de
repente alguien lo llamó, tiene un problema, necesita ayuda con
algo, cambió el calendario. El soberano es Dios. Yo puedo
planear lo mejor que pueda con la información que tengo, pero
el soberano es Dios. Y si él decide interrumpirme
mi calendario y hacerme uno nuevo, tiene todo el derecho y está
en su prerrogativo porque él es Dios, no yo. ¿Ok? Hay que ser flexibles, pero no
desordenados. El plan es la regla. La interrupción
es la excepción. El plan es la regla. O sea, usted
tiene que tener su vida planeada. Siempre sabiendo que Dios puede
interrumpir esos planes, pero no puede decir, ah, como Dios
es soberano, entonces yo no voy a planear nada. y que la vida
pase, ¿verdad? que la vida pase y listo, y yo
nada más reacciono, esa no es una actitud correcta como creyentes. Entonces, en algunas herramientas
se pueden crear calendarios dentro de los calendarios, creo como
por colores o dependiendo del correo electrónico que utilice,
le da un calendario diferente y si usted quiera crear subcalendarios
para cada área de responsabilidad, puede hacerlo. Yo no lo he hecho,
apenas estoy experimentando con esta idea porque lo vi hace poco,
entonces no he hecho eso todavía, pero puede ser muy útil a nivel
visual si usted puede tener diferentes colores para diferentes áreas
de responsabilidad y de una vez usted sabe, ah esto es de la
iglesia, ah esto es de la familia, ah esto, ahí va, eso puede ser
útil. Y si usa planificadores o agendas,
recuerde, sólo para eventos, recuerde utilizar códigos de
color si es posible, utilice lapiceros diferentes o resaltadores
diferentes, y como regla cristiana en su calendario, hombre o mujer
cristiano, no use lápiz. Use lapicero. ¿Por qué? Porque
su sí debe ser sí, y su no debe ser no. ¿Lo escribo con lápiz para poderlo
borrar en cualquier momento? No. Si usted dijo, este día,
a esta hora, estoy guardando este espacio para esto, lo escribe
con lápiz cerro, como buen cristiano, porque ya guardó ese espacio
para eso, a menos que ocurra en la providencia del Señor.
Un cambio de planes, entonces, ahí usted lo puede tachar y no
hay ningún problema, o usa wire art o, ¿cómo se dice?, corrector,
¿verdad? Lo tachan y listo, no hay ningún
problema. No use lápiz, ¿ok? Y finalmente,
vamos con las herramientas de comunicación, que en estas nos
vamos a tomar un poquito, por eso corrí con las de información
y calendarización. Las herramientas de comunicación,
todos las estamos usando constantemente, especialmente WhatsApp. ¿verdad?
Pero el correo electrónico, ahí todos tuvieron que meter su correo
electrónico, quiere decir que todos tienen en este momento
una bandeja de entrada en su correo electrónico que puede
estar muy llena o muy vacía, ¿verdad? Pero ahí está, todos
la tienen. Entonces, el correo electrónico, si su buzón de entrada
tiene más de 500 correos sin leer, usted lo está usando mal. Ahora les dije, más de 50. De
hecho, más de 50. El buzón de entrada debería estar
en cero. Semana a semana debería estar
en cero. No deberían acumularse los correos
electrónicos. ¿Por qué? Véanlo así. Si a mí
me entra un correo electrónico acerca de un evento o una reunión,
¿qué hago con ese correo? ¿Qué hago? Me entró un correo
electrónico diciéndome, tal día tenemos reunión por Zoom, a esta
hora. ¿Qué hago con eso? ¿Qué hago con esa información?
Creo la tarea en ClickUp si me toca hacer algo para esa reunión.
Creo el evento en el calendario para guardar ese espacio para
esa reunión. Y el correo, ¡a la basura! No necesito volverlo a ver nunca
más en mi vida. ¿Por qué? Porque ya guardé la
información donde tiene que estar la tarea en el ClickUp y el evento
en el calendario. ¡Listo! Entonces, esa es una
cosa. Va para el calendario, se elimina lo demás. Información
sobre un evento, ¿qué tarifas de la próxima conferencia? Digo,
no, yo quiero ir. La información del hotel donde
nos vamos a quedar, ¿eso para dónde va? A sus carpetas de información,
lo guarda en el Evernote o lo guarda en Drive. Y el correo,
a la basura, ya no lo necesita más. Listo, publicidad de algo
que me interesa, porque el correo ahora lamentablemente están llenos
de publicidad, pero me mandaron algo que de verdad me interesa
y me llamó la atención, y yo quisiera aprovechar esa promoción
de óptica a visión 50% del día del padre, lo mando para el Evernote,
donde estoy guardando los archivos, y el correo a la basura. ¿Ok? Me llegó una suscripción
porque me suscribí en algún momento a alguna revista electrónica
que nunca leo y me llegó la suscripción. O sea, me llegó el correo de
esa suscripción como me llega todas las semanas. Si nunca la
leo, debería darme de baja. Si es de esos con los que entran
y yo ignoro, ¿para qué voy a estar recibiendo yo eso a mi inbox
si no lo estoy viendo? Y no me interesa. Me doy de baja.
Darse de baja no es pecado. Nadie se va a enojar. Es más,
vea, la gente que los envía ni sabe que usted existe. No sienta
que va a ofender a nadie cuando se da de baja de una cadena de
millones de correos que se envían. Entonces, dése de baja. Si usted
se sumó a una suscripción y ya no le interesa, dése de baja.
Si es complicado darse de baja, envíe un correo pidiendo, por
favor, darme de baja de esta lista de distribución. Listo.
Y ya. Y no vuelve a recibir esos correos.
Y el correo, a la basura. Comunicación. Para esto sí debería
ser el correo electrónico. que alguien me envió un mensaje
importante, me están enviando, pidiendo mi información de algo
importante, me están haciendo una pregunta que debo contestar,
son conversaciones en vivo a través del correo electrónico, ok, ahora
sí, ese sí es el uso del correo. Si es una respuesta, o sea, que
yo puedo contestar este correo en 15 segundos, Lo contesto,
envío el correo y archivo. Todo lo que es comunicación de
verdad, eso sí lo archivo, porque yo necesito poder verlo después,
por si acaso, necesito recordar algo, ¿verdad? De esa conversación. Entonces, todos los correos importantes,
lo mejor es archivarlos, no borrarlos. Y no debe crear un montón de
carpetas en su correo electrónico. ¿Por qué? Porque no es para información.
Solo cree una carpeta. La carpeta que se llama respuestas. ¿Por qué? Porque tal vez el correo
que le llevó, usted no lo puede contestar en 15 segundos. No
es un correo rápido. Entonces, como usted está en
el proceso de recorrer su bandeja de entrada y ponerla en cero,
no tiene tiempo de detenerse a escribir respuestas de 15 minutos
de que tiene que investigar y buscar y decidir. No. Lo pasa, ese correo
que es de respuesta compleja, lo pasa a la carpeta de respuestas. Y tiene en sus funciones, en
su ClickUp, revisar la carpeta de respuestas. para que usted
en algún momento de la semana o del día visite esa carpeta
y responda a los correos que debe responder. ¿Me doy a entender? Entonces, y si es una respuesta
rápida, lo hacía de una vez. Reviso si hay puntos de acción
para mí en esa comunicación, si hay algo que yo tengo que
hacer, va para el clicker. De nuevo, reviso si hay alguna
reunión que están programando, va para el calendario, ¿verdad? Y si es solo una conversación
y ya terminó, o sea, ya él me preguntó, ya yo le contesté,
ya me dio las gracias, todo muy cordial y todo, se terminó la
conversación, archivado. Y la bandeja se mantiene en cero. El problema más grande es la
publicidad. Ese es el problema más grande.
Entonces, si ustedes pueden dar de baja de toda la publicidad
que de por sí ignoran, háganlo, para que no se les lleve la carpeta
y no sea abrumador revisarlo. Esta tarea de revisar la bandeja
de entrada de su correo electrónico a como esté hoy, aunque sean
5.000 correos, tiene que hacerla sí o sí. Así que cuanto antes
lo haga mejor, para que no llegue a los 10.000 correos electrónicos.
Haga esa revisión, limpia todo lo que tenga que limpiar, y si
hay información que de verdad le llama la atención, archívela,
guárdela, y que la bandeja quede en cero. Ahora, si es el tema
de WhatsApp o Telegram, que son de comunicación más efectiva,
me parece a mí, inmediata, ¿verdad? Suele ser más rápido que el correo
electrónico. Por lo menos en mi caso, yo no estoy pendiente
del correo electrónico tanto, pero el WhatsApp sí, y especialmente
el Telegram, porque es donde nos comunicamos del trabajo.
Entonces... Siempre estoy pendiente de eso, lo tengo abierto en mi
computadora, tengo abierto tanto Telegram como Whatsapp en la
compu. Entonces, si entra un mensaje que puedo responder rápido
al mismo principio, lo contesto de una vez. Pero, si entra uno
que es difícil de responder, el problema es que la persona
del otro lado está esperando una respuesta. No es lo mismo
que el correo. El correo, la gente sabe que
uno no ve el correo todos los días, pero el WhatsApp es como
que se espera una interacción un poco más rápida. Entonces,
si no es fácil de responder, usted debe decirle a la otra
persona. ¿Por qué? Porque del otro lado
del teléfono hay una persona real, de carne y hueso, creada
a la imagen del Señor, y que debemos honrar a esa persona,
mostrarle amor, serle. buena gente, ¿verdad? En ese
sentido, entonces le contesto, le digo, en este momento no sé,
pregúnteme después, o en este momento no puedo responder, háblame
más tarde, ¿verdad? Y listo, nada más para reconocer
por cordialidad que vio el mensaje y que la otra persona no se sienta
aborrecida ignorada, que ahorita vamos a hablar de eso también.
Pero, si es un recordatorio de un evento, que igual pasa por
WhatsApp, lo mismo, va para el calendario. Si es información
de interés, lo mismo, la descargo, la guardo en la carpeta. Entonces,
todo eso tenemos que tomarlo en cuenta. Si son puntos de acción,
igual, los guardo en el ClickUp. Pero, importante, en el WhatsApp
o en el Telegram, yo recomiendo no borrar las conversaciones.
Hay gente que tiene configurado el WhatsApp para que se resetee
todos los días o se resetee una vez al mes ¿verdad? y se borre
todo. No hagan eso, el WhatsApp no les ocupa espacio en su celular,
a menos que descarguen todas las imágenes, pero entonces son
las imágenes el problema. Pero el WhatsApp en sí funciona
en la nube, entonces no están ocupando espacio real en su teléfono,
y aun si los estuvieran ocupando es puro 0 segundos de texto.
No es un montón de espacio. No se deshagan de las conversaciones
porque es bueno mantener ese registro, lo mismo que en el
correo electrónico. Por su propio bien, por el bien
de las relaciones, por el bien de los demás, y pues a veces
hay malentendidos y es mejor tener las conversaciones claras,
¿verdad? Tenerlas ahí guardadas. Muy bien,
entonces no borran las conversaciones. Recordar, el que escribe es una
persona. El principio de amor al prójimo
dicta que debe responder. Así de fácil. No es un mensaje
que lo envió un alien o que apareció de la nada. No. Hay alguien detrás
del teléfono escribiéndole a usted. Entonces, conteste. Conteste. No contestar es una falta de
respeto. Y no contestar es una falta de
amor cristiano. Si usted tiene problemas para
recordar, contestar, hágase la tarea en su ClickUp de contestar
mensajes pendientes en WhatsApp. Si hay un mensaje que usted no
puede contestar por alguna razón, márquelo como no leído, pero
acuérdese de repasar los mensajes no leídos, ¿ok? Entonces recuerde
eso. Y al que envíe el mensaje también,
recordatorio, Recuerde que el que recibe sus mensajes es una
persona real también. El principio de amor al prójimo
dicta que debe ser cuidadoso con lo que envía, ¿verdad? Hacerlo
pensar bien lo que va a enviar. Y a veces es difícil responder
porque la vida pasa, porque hay situaciones, entonces debemos
ser pacientes y no ser mal pensados. Porque a veces, cuando no me
contestan, lo primero que pienso es que me ignoraron porque me
odian. Eso es ser mal pensado. No, tal vez no me pudo contestar,
tal vez se le olvidó, tal vez tiene déficit atencional hiperactivo
y no vio el mensaje. Yo ya he hablado de esto antes
y lo he hecho desde el púlpito. El déficit de atención hiperactivo,
una de las cosas más problemáticas, es que si usted no lo ve, no
lo vio. Fuera de vista, fuera de la mente. ¿Verdad? Ya, no
lo vio, no es porque lo odia, no es porque... Sí, no es ninguna
cuestión personal, es simplemente que su cerebro funciona así,
si no está presente visiblemente, es difícil recordarlo. Entonces,
eso a veces pasa con los mensajes de WhatsApp. Si yo no tengo claro
o no tengo una forma visual de recordarme que no he contestado
a este mensaje, puedo olvidarlo. Entonces, lo marco como no leído.
Le escribo a la persona, vean, en este momento no puedo contestar,
pero lo marco de una vez como no leído para que me salga la
notificación. para que aparezca el punto verde
ahí, de que tengo un mensaje nuevo que tengo que responder,
porque si no, lo voy a olvidar. Pero la persona que pide el mensaje
piensa en eso también, que los demás son seres humanos, se pueden
equivocar, de repente se olvidan, pero entonces no debemos ser
mal pensados. Y si el otro trabaja y tiene
responsabilidades, tiene un horario laboral de tal hora a tal hora,
no espere respuestas en ese horario. no las esperen, o sea, sepa que
tal vez esa persona tiene hasta prohibido utilizar el WhatsApp
durante sus horas laborales, ¿puedes ver? Entonces, tome eso
en cuenta también. Algunas personas mientras están
trabajando ni vuelven a ver el celular, entonces saber también
conocer a las personas con las que estamos Hablando con las
que estamos interactuando. Algunas normas de WhatsApp. De
nuevo, siempre conteste los mensajes. Nunca los deje simplemente en
visto. O peor aún, si usted es de los
que ni siquiera permite que el celular los marque como vistos.
Yo digo peor aún. Tal vez es un tema de gusto personal.
Pero creo que eso hace que uno no sea responsable. ¿Verdad?
No me hago responsable. Nadie sabe que lo vi. ¿Verdad?
Nadie se dio cuenta de que lo vi, entonces no me tengo que
hacer responsable si no contesté. Creo que puede ser un poco pecaminoso
en alguna medida, dependiendo de la razón por la que lo haga.
Pero entonces considere esa parte. Siempre cuide su imagen. lo que
comparte va a afectar como otros lo ven verdad lo que usted comparte
por whatsapp va a afectar su imagen y debemos ser buenos mayordomos
de nuestra imagen no que nos importe sobremanera lo que los
demás piensen de mí pero en alguna medida debo cuidar mi imagen
porque soy creado a imagen de dios entonces debo procurar que
la imagen que presento aún en redes sociales sea una imagen
cristiana una imagen digna ok obviamente todos metemos la pata
de vez en cuando y hay momentos de trágame tierra pero en la
medida lo posible. La dificultad yo creo con estas
formas de comunicación es que a uno se le olvida que está lidiando
con personas, uno la despersonifica al ver el mensaje yo nada más
leo el mensaje pero se me olvida que hay alguien detrás escribiendo
entonces tenemos que recordarnos eso para interactuar con la misma
cordialidad, el mismo amor y el mismo cuidado ¿verdad? ¿con qué lo haríamos si tuviéramos
a la persona de frente? entonces es un ejercicio, yo
sé que lo dificulta un poco pero tenemos que tener ese cuidado.
No abuse de los emojis, esa es otra regla de Whatsapp, no abuse
de los emojis. Contrario a lo que muchos piensan,
una imagen no dice más que mil palabras, es mejor la expresión
escrita. Si lo puede decir con palabras,
mejor dígalo con palabras. Los emojis se prestan para malos
entendidos, no son claros siempre, a veces un emoji significa algo
para mí, que para la otra persona significa otra cosa totalmente,
¿verdad? Entonces, obviamente no están
prohibidos, tienen su lugar, pero seamos conscientes de su
uso. Y el principio de la encarnación.
Así como Cristo no nos envió un mensaje de texto, sino que
vino y se hizo hombre y habitó entre nosotros, Las conversaciones
importantes, las conversaciones difíciles, es mejor tenerlas
en persona, no por WhatsApp. No por mensajito, no. Si hay
algo que tengo que reclamar, si hay un pecado de por medio,
si hay algo que me ofendió o si yo he ofendido a alguien y le
tengo que pedir perdón, si es un tema sensible o un tema difícil,
en persona idealmente o, en su defecto, una llamada donde por
lo menos se pueda escuchar la voz. del que habla, ¿ok? Por lo menos, entonces, tengamos
eso presente también. Y, en los grupos de iglesia,
porque casi todas las iglesias tienen su grupo de WhatsApp,
el mismo amor, la misma cordialidad, la misma edificación del domingo,
debe estar presente en el grupo de WhatsApp. Así como cuando
una persona entra y saluda a todos, ¿verdad? Todos reconocen que
esa persona está ahí, nadie lo ignora, ¿verdad? Idealmente,
cuando una persona entra, no la ignoramos en la iglesia, sino
que le hablamos, intentamos tener conversación, todo eso. Ese mismo
principio debe aplicar en el grupo. Si alguien habla, si hubo
una interacción, idealmente, idealmente tratemos de reconocer
su presencia, ¿verdad? Y responder con cordialidad,
responder con amor o buscar su edificación. Ahora, esto no aplica
para todo. Si comparten un meme, Ahí, tal
vez no es una comunicación tan significativa que requiera mi
retroalimentación, ¿verdad? Y puedo responder con un emoji
y decir, ha, me hizo reír, ¿verdad? Eso está bien, es legítimo, pero
el punto es que el ambiente del grupo sea el mismo ambiente que
en la iglesia. Si en la iglesia hay amor, hay cordialidad, hay
respeto, hagamos eso mismo en el grupo de WhatsApp. El grupo
de WhatsApp es una extensión de la comunidad que se disfruta
en la iglesia. Y lo mismo en cada grupo, donde
estemos, sea el grupo de mujeres, sea el grupo de varones, sea
el grupo de maestros de escuelas médicas, sea el grupo de ancianos,
donde sea que estemos participando, debe imperar siempre la misma
cordialidad, el mismo amor, el mismo respeto. Filipenses 4.5
dice, vuestra gentileza sea conocida a todos los hombres. Eso incluye
a través de WhatsApp. Ah, bueno, y con cada hermano
también, ¿verdad? Obviamente en las conversaciones tú a tú,
con cada hermano también. ¡Muy bien! Lo último, el punto
11, no vamos a ver el 12 porque esos son consejos prácticos que
ustedes pueden leer en casa, pero el punto 11 es la revisión
semanal. Por lo menos una vez a la semana,
una vez a la semana, haga esto. Ore por su semana, por las tareas,
¿verdad? Deténgase un momento. Yo lo hago
los lunes, el autor del material lo hace los viernes, el día que
a usted lejos le funcione. Este... Ese mismo día hace la
revisión semanal de la bandeja de entrada del correo electrónico,
¿verdad? Y la lleva a cero. La bandeja de entrada de Evernote,
si tiene notas o información ahí, lo mismo, lo lleva a cero.
El ClickUp, las tareas, ¿verdad? Si anotó tareas nuevas que no
sabe dónde van, las acomoda, se asegura de que todo esté en
orden y lo lleva a cero. El escritorio de su ordenador,
de su computadora, si usted trabaja en la computadora, lo limpia. No tiene por qué haber archivos
en un escritorio si usted está siguiendo el sistema de información
de acomodar todo. Entonces, limpia su escritorio,
ordena, y si su escritorio físico está desordenado, ordena su escritorio
físico también, quita los platos, los lleva al lavatorio, no sé... Acomoda ahí, le limpia, pasa
el pañito, cierra los libros que tiene ahí abiertos, acomoda,
ordena. Ordene a ambos escritores, el
de la coco y el suyo físico, su espacio de trabajo ordenado. Revise el calendario para los
próximos 30 días, para que nada lo tomen por sorpresa. Revise
las tareas que tiene los próximos 7 días, para que nada lo tomen
por sorpresa. Revise los cuadernos de Evernote
por si hay alguna información que se le olvidó, que tenía guardada,
que tal vez le servía. Denle un vistazo, o sea, no es
como que revise todo porque nos va a durar toda la vida, pero
por lo menos hágale ahí un repasillo y revise los proyectos que tiene
pendientes, también, para que los tenga claros y los tenga
presentes, que nada se le vaya entre los dedos. Revise su misión
semana a semana. Lo que escribieron la semana
pasada, revísenlo todas las semanas para que puedan tener presente
cuál es su sentido de llamado y qué es lo que deberían estar
haciendo. Y finalmente, ese día, ya sea el lunes o el viernes
para la semana siguiente, si hay tareas que tiene que decidir
cuándo las va a entregar, decida en ese momento y pone papá, esta
la voy a hacer para el lunes, esta la voy a hacer para el martes,
esta para el jueves, esta para el viernes, y así ya tiene su
semana lista. suena más complejo de lo que
es, el problema es darle forma al principio, ese es el desafío
que yo creo que todos enfrentamos, yo creo que yo duré, bueno ustedes
saben la cantidad de trabajo que tengo normalmente, entonces
cuando solo dándole forma, dándole cuerpo
y echando a andar el sistema. Dos semanas. Yo espero que nadie
dure tanto, ¿verdad? Yo espero que lo puedan hacer
mucho más rápido que eso, ¿verdad? En el momento que yo lo hice
también ya estaba hundido, estaba con demasiadas cosas, demasiadas
tareas, demasiados proyectos, todo muy, muy desordenado. Entonces, tratemos de hacerlo
y les aseguro que va a valer la pena. Muy bien, mis hermanos,
lean esos consejos finales en su propio tiempo para que puedan...
Taller de Productividad II
Basado en la serie de artículos de Tim Challies sobre Cómo ser más productivo.
| Sermon ID | 828241637482543 |
| Duration | 1:15:42 |
| Date | |
| Category | Conference |
| Language | Spanish |
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